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展會工作分享之物流篇

查看次數:次  發布時期:2016-02-19  【返回】

客服部 賴俊江


  2月份便是展會組織的開始,展會前期準備主要為:展會方案的確定、物料準備、人員行程計劃安排。展會期間主要工作為客戶的抓取與溝通,展后的工作便是信息名片匯總整理、物料收拾打包發回公司。一個展會涉及到的事項可謂上百,此次我主要想討論的是關于物流把控問題,因為物流問題關系著公司是否能如期開展、貨物的安全及物流費用等問題。


  參加過展會的朋友應該知道,每一個展會現場,或是展館合作駐館物流,或是當地物流公司派遣,撤館時均會有許多物流公司工作人員在現場進行接單。此時大家應第一注意:他們真的是正規物流公司的工作人員嗎?把價值貴重的展品交給他們真的是安全的嗎?往往在經歷展前展中5天的公司工作人員,在自身已是疲憊不堪的狀態下,經常容易上當,導致運單被專賣出去,收貨時貨物破損、運費番幾番。等到出現問題時,不管怎么投訴怎么賠償,終究是難逃損失的。

  

  那么我們該如何做才能最大程度保證物流安全?

  

  方案A:由公司安排固定物流進行對接


  此方案為最安全最保障的方法,固定合作單位,信譽及服務均有保障。缺點是可能要等上好幾個小時,溝通過程或有出現一些錯誤傳達,影響撤展效率,故此方案需至少提前3天溝通。


  此方案特別注意要點為雙向確認聯系人及聯系方式,防止私人倒賣運單,出現與公司溝通不符情況,應及時匯報。


  方案B:工作人員致電國內正規大物流公司熱線,進行線上預約


  如果因為某些原因,無法由公司安排物流,例如合作物流業務范圍沒有到展會地。那么此時工作人員可致電國內正規大物流公司進行預約,其客服將通過他們的系統給你生成一個物流編號。我們拿到此物流編號后,應在實際運單上注明電子預約運單號。


  現場叫物流會涉及一個費用問題,因為展會現場工作繁忙,物流公司無法現場進行確認運費,所以運費一般都是到付。(如果你叫的物流公司正規,運費一般不會亂算)


  特別注意:如果不知道物流官方電話,在手機進行百度查詢的時候,別被虛假網站欺騙了。在上海就經歷過一次,通過搜索引擎競價排名,把虛假網站置頂至第一位。


  方案C:辦事處或客戶暫存,后期由公司安排運回


  如果公司及工作人員在現場,都無法安排到物流運送。那么此時應考慮暫存貨品,后期運回,因為展館是不接受貨物寄存的,撤展后的晚上,現場所有物品將被清空。例如在新疆、西藏等地區,物流是挺不方便的。還有個別地方的駐館物流特別不正規,亂收費和亂操作現象嚴重,還有壟斷嫌疑,此時此方案為首選。


  方案D:現場直接叫物流人員來收貨


  這樣的方式我不建議采用,國內已經出現多起類似假物流情況了。如果一定要這么做,以下幾點要點可以參考。


  1、運單是否是真的,假物流往往通過各種理由騙你,讓你把運輸信息寫在非正規運單上;


  2、跟該物流公司人員索要工作證和身份證核對,所有物流工作人員是有規定上班是需佩戴工作證。核對完姓名與照片是其本人后,撥打該物流公司官方熱線,人工查詢是否有該工號的工作人員。如果可以,請連人帶貨和證件一起拍照存檔;


  3、物流車是否正規;如果不是帶物流LOGO的貨車,那么也要注意確認,并且記得連車帶貨和運單一起拍照,注意車牌號是否拍清晰了。


  最后要強調下運單填寫方式,你是否經歷過貨物被掉包的情況?明明發了3個紙箱,最后收到的是1個麻袋,2個紙箱。所以在運單上應詳細注明貨品數量及類別。物流主要分紙箱、木箱、麻袋,還有其他可歸類類別。填寫完運單,請妥善保管至確保貨物安全到達位置。


  保價申明,如果貨品特別貴重,保價工作還是得做,等于給貨物買了個保險。一般的物流對于貨物都是保丟不保損,外包裝沒有損害的情況下,里面的物品情況他們是不保證的。這一點對于要發比如液晶顯示器、玻璃制品、酒等貨物都是要特別注意的,更要選擇可靠的物流公司來發。


  不法分子手段也是層出不窮,我們總是防不勝防。建議特別貴重小物件還是隨身攜帶。以上提及幾種方法為本人積累經驗,未有提及地方請自己舉一反三,意在為大家提供一個防止損失的方法,本方法亦適用于部分商務物流用途。



  注:《雅迅達?家園》— —有獎征文來稿

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